Automatizar el negocio desde el teléfono: las apps que hacen el trabajo administrativo mientras tú te dedicas a lo que importa

Para las emprendedoras que operan sus negocios principalmente desde el teléfono, la mayoría del trabajo administrativo puede automatizarse con aplicaciones que funcionan completamente desde el teléfono y que en muchos casos tienen versiones gratuitas suficientemente completas para las necesidades de un negocio pequeño. La automatización del trabajo administrativo no es solo un asunto de eficiencia sino también de calidad: las tareas que se hacen manualmente de forma repetitiva tienen mayor probabilidad de errores y de omisiones que las que están automatizadas con procesos que se ejecutan de la misma forma cada vez.

La facturación y el cobro: el flujo de dinero que no puede fallar

Wave es la aplicación de facturación de mayor relación entre funcionalidad y costo disponible porque su funcionalidad central de facturación es completamente gratuita sin límite de facturas ni de clientes. Permite crear facturas profesionales desde el teléfono en minutos, enviarlas directamente al cliente por correo electrónico, y configurar recordatorios automáticos de pago que se envían sin intervención manual cuando una factura está próxima a vencer o ha vencido. Para los negocios que quieren automatizar todo el flujo de trabajo con el cliente, HoneyBook y Dubsado son las dos plataformas más usadas por emprendedoras de servicios en EE.UU., con HoneyBook teniendo una curva de aprendizaje más corta y Dubsado mayor capacidad de personalización.

La agenda, las citas y las redes sociales

Calendly conecta al calendario de Google o de Apple, lee la disponibilidad real y muestra solo los horarios disponibles al cliente que quiere reservar una cita. El cliente elige el horario que le conviene, la cita se añade automáticamente al calendario de ambas partes y se envían confirmaciones automáticas por correo electrónico. El impacto en el tiempo administrativo es inmediato: cada reserva de cita que el cliente hace directamente en el calendario elimina un intercambio de correos que en promedio toma entre tres y ocho mensajes de ida y vuelta. Buffer es la herramienta de programación de redes sociales con mayor facilidad de uso disponible: dedicar entre dos y tres horas una vez por semana a crear y programar todo el contenido de la semana siguiente puede reducir el tiempo dedicado a la gestión de redes sociales en un 50% o más.

Los contratos y la integración que multiplica el valor

DocuSign y HelloSign permiten enviar contratos para firma digital desde el teléfono en minutos, con ambas partes recibiendo automáticamente una copia firmada del documento, completando todo el proceso en minutos en lugar de los días que el proceso de impresión y escaneo puede tomar. Zapier y Make son las plataformas que permiten crear integraciones entre aplicaciones que no están directamente conectadas entre sí: cuando un cliente reserva una cita en Calendly, Zapier puede automáticamente añadir sus datos a la lista de contactos en Mailchimp y enviarle el cuestionario de bienvenida.

La automatización como inversión en el tiempo propio

Cada hora de trabajo administrativo que se automatiza es una hora que puede dedicarse al trabajo que solo la emprendedora puede hacer: el trabajo de su especialidad, el desarrollo de relaciones con clientes, la estrategia del negocio, o simplemente el descanso que el negocio también necesita para funcionar de forma sostenible. Y en verano, cuando el deseo de trabajar menos y disfrutar más es especialmente legítimo, tener los sistemas de automatización correctos en su lugar es lo que hace posible que ese deseo y las responsabilidades del negocio coexistan sin que ninguno de los dos tenga que sacrificarse completamente por el otro.